Respondentengroep (mailen naar een groep relaties)
Deze functionaliteit maakt het mogelijk om een groep klanten eenzelfde mail met digitaal formulier te sturen.
Check dat u minimaal de modules op kantoor, maar ook bij de agent aan heeft staan:
- Slimme formulieren
- Slimme formulieren - exporteren respondentgroepen.
Bijvoorbeeld naar een vooraf geselecteerde groep klanten een klanttevredenheidsonderzoek sturen.
Als eerste worden in het administratiesysteem de klanten geselecteerd en geëxporteerd. Vervolgens wordt het export bestand gereed gemaakt voor de import in FinConnect conform het format in de bijlage 'FORMAT_export_import_respondentengroep'.
Een testbestandje 'Testbestand_respondentengroep' is als bijlage aanwezig.
Mailing kan verzonden worden met reguliere Slimme Formulieren. De iFrame formulieren zijn hier niet geschikt voor.
Het import bestand mag een Excelbestand (xls) bestand zijn of csv formaat (met UTF-8 codering). Het voordeel van csv UTF-8 formaat is dat vreemde leestekens of letters met een accent correct vertaald worden. Denk aan é, Í, ß, ñ enzovoort.
Heeft u een export gemaakt uit een administratie- of CRM systeem, adviseren wij u altijd de inhoud van het bestand éénmalig in zijn totaliteit te kopiëren en in Excel te plakken via de optie Plakken als Waarden (rechtermuis optie). Dit ontdoet het bestand van eventueel (niet zichtbare) data, die de import kunnen blokkeren in FinConnect. Plakken als waarden, heeft wel invloed op datumvelden. Heeft u in het importbestand datums staan die vooraf ingevuld moeten gaan worden in uw slimme formulier, zet die kolommen weer goed via (rechtermuis optie) Celeigenschappen - Datumformaat (dd-mm-jjjj).
Start de import als volgt:
Kies het bestand dat je wilt importeren en vul een 'groepsnaam' in.
Voorbeeld op basis van het in bijlage aanwezige testbestand:
Klik daarna op 'Bestand verwerken'.
Als het bestand geïmporteerd is kun je het formulier selecteren dat naar de betreffende respondenten gezonden moet worden (1) daarna selecteer je de gehele groep (2) óf één of meerdere respondenten (3). Vergeet je bij Respondenten één of meerdere checkenboxen aan te vinken, kan het formulier niet verzonden worden. U ziet dan een melding ‘Het respondenten veld is verplicht’.
Klik tot slot op 'Controleren en versturen' (4)
Foutmelding als er niet minimaal één respondent aangevinkt is voor verzending.
Denk er vooraf aan als je een rappel wilt instellen of het maken van afwijkende mailteksten op formulierniveau voor het formulier (zie opmerking 5).
Klik op 'Verstuur aanvragen' (6) om de de mail(s) met de koppeling naar het digitale formulier te versturen.
De respondenten zijn nu aanwezig en te vinden als respondent onder (1) en als respondentengroep onder (2).
Als een respondentengroep verwijderd wordt, blijven de respondenten bestaan.
De keuze 'Export aanvragen' (7) kan worden gebruikt om de formulieren niet via FinConnect te versturen maar bijvoorbeeld via een ander mailprogramma, er wordt dan een export gegenereerd met daarin de unieke URL naar het slimme formulier, deze URL kan in de mailing worden opgenomen.
De variabelen FC001, FC002 en FC003 hoeven niet verplicht in het bestand te worden opgenomen. Er wordt altijd onder een agent geïmporteerd, dus deze gegevens zijn dan al bekend, en voor verzending wordt er altijd om een formuliernummer gevraagd.
Resultaat exporteren
Als de formulieren die met de batch zijn verstuurd worden ingevuld, is het resultaat te exporteren als csv bestand. Hierin staan de gegevens van de respondenten en de gegeven antwoorden.
U kunt over een bepaalde periode de export uitvoeren, of als u de datums leeg laat, voor hele periode dat mailing loopt. Formulier staat standaard gevuld met het formulier dat bij de groep respondenten is verzonden.
De gebruiker dient wel rechten te hebben voor:
Exports beheren
Exporteren van slim formulier bij een respondentgroep
Mag ingevulde slimme formulieren exporteren
Voorbeeld bestanden voor de import bij een respondentgroep bij één agent: