Hoe stel ik de agendamodule in voor afspraken in CRM?

Terug naar home

Met de agendamodule kun je afspraken automatisch laten inplannen via een online widget op je website of in e-mails. Je stelt zelf in hoe lang afspraken duren, wanneer ze mogen plaatsvinden en wat klanten moeten invullen.

Wat leer je in dit artikel?

Je leert hoe je:

  • een agenda-widget aanmaakt

  • instellingen voor afspraken configureert

  • beschikbaarheid koppelt aan Outlook

  • extra opties zoals klantkeuze en locatiebeheer instelt

Stappen voor het instellen van de agendamodule

1. Ga naar de agendainstellingen

  • Klik in het CRM op je profiel (rechtsboven)

  • Kies “Instellingen”

  • Selecteer daar “Agenda” of “Afsprakenbeheer”

2. Voeg een afspraaktype toe

  • Klik op “Afspraaktype toevoegen”

  • Geef een naam (zoals “Kennismakingsgesprek”)

  • Voeg een omschrijving toe die klanten te zien krijgen

3. Stel duur en buffertijd in

  • Kies de lengte van de afspraak (bijv. 30 minuten)

  • Voeg optioneel een buffer toe (bijv. 15 minuten na afloop)

  • Bepaal het interval waarin afspraken mogen starten (bijv. elke 15 minuten)

4. Beperk de inplanmogelijkheden

  • Stel het maximaal aantal dagen vooruit plannen in (bijv. 30)

  • Stel een minimale tijd tussen boeken en afspraak in (bijv. 24 uur)

  • Activeer eventueel de weekendmarge (alleen werkdagen tellen mee)

5. Koppel medewerkers en teams

  • Selecteer welke medewerkers of teams beschikbaar zijn voor dit afspraaktype

  • Geef per medewerker aan of hun beschikbaarheid automatisch via Outlook wordt gesynchroniseerd

6. Configureer locatie en klantgegevens

  • Kies of de afspraak op kantoor, bij de klant of telefonisch is

  • Bepaal welke klantvelden verplicht zijn (zoals e-mail, telefoon, geslacht)

  • Activeer klantherkenning op basis van e-mailadres en geboortedatum

7. Stel bevestigingen en herinneringen in

  • Kies een e-mailsjabloon voor de bevestiging aan de klant

  • Voeg een apart sjabloon toe voor de adviseur

  • Stel automatische herinneringen in per e-mail of sms

8. Publiceer de agenda-widget

  • Genereer een link naar de afspraakwidget

  • Voeg de link toe aan je e-mailhandtekening of iframe hem in op je website

  • Je kunt meerdere afspraaktypes combineren in één widget

Veelgestelde vragen

  • Kan ik afspraken automatisch in Outlook laten zetten?

    • Ja, als Outlook-synchronisatie aanstaat, worden afspraken direct ingepland in de agenda van de medewerker.

  • Wat als ik meerdere soorten gesprekken wil aanbieden?

    • Je kunt meerdere afspraaktypes combineren tot één widget met verschillende keuzes (bijv. kennismaking, advies, nazorg).

  • Hoe voorkom ik dat mijn agenda volloopt met spamafspraken?

    • De agenda-widget bevat automatisch een CAPTCHA-beveiliging tegen bots.

  • Wordt er automatisch een klant aangemaakt in CRM?

    • Ja, bij het boeken van een afspraak wordt automatisch een klant aangemaakt of gekoppeld via klantherkenning.

Technische vereisten / systeeminfo

  • Outlook-synchronisatie vereist een gekoppeld account via het gebruikersprofiel

  • Beschikbaarheidsblokkering werkt op basis van Outlook én roosters in CRM

  • Sommige functies (zoals locatieafstemming en klantselectie) vereisen extra configuratie

Zoekwoorden / metadata

tags: agenda instellen, afspraakmodule, online afspraken, agenda widget, CRM agenda, Outlook synchroniseren, beschikbaarheid beheren, klant kiest adviseur, afspraak bevestiging, e-mailherinnering, agenda op website, afspraaktypes configureren, agendalink maken, Finly agenda, agenda blokkering, afspraakvelden verplicht stellen, klant herkennen, dubbele boekingen voorkomen, iframe afspraakmodule, meerdere afspraken combineren, afspraak knop e-mail