Hoe stel ik een dossier (workflow) in binnen het CRM?

Terug naar home

Met een dossier (ook wel workflow, proces of klantreis genoemd) kun je gestructureerd klantprocessen beheren. Je stelt een workflow in door activiteiten en routes tussen die activiteiten te definiëren. Dit artikel legt stap voor stap uit hoe je een dossier instelt.

In het kort

Een dossier is een reeks opeenvolgende stappen met een duidelijk doel, zoals een offerteproces of beheertraject. Je stelt dit in via de instellingen onder het kopje "Dossiers" in het CRM.

Stapsgewijze uitleg

1. Ga naar de instellingen

  1. Log in op het CRM.

  2. Klik links in het menu op Instellingen.

  3. Klik vervolgens op Dossiers.

2. Maak een nieuw dossier aan

  1. Klik op Dossiertype +.

  2. Geef het dossier een duidelijke naam.

  3. (Optioneel) Voeg een afbeelding toe.

  4. Selecteer eventueel de teams die dit dossier mogen aanmaken.

3. Richt het tabblad 'Algemeen' in

  1. Vul een unieke code in voor intern gebruik.

  2. Stel de gewenste statussen in (zoals 'open', 'in behandeling', 'afgerond').

  3. Bepaal welke velden zichtbaar moeten zijn in het dossieroverzicht.

  4. Voeg eventueel extra velden toe voor aanvullende informatie.

4. Stel de workflow in

  1. Ga naar het tabblad Workflow.

  2. Sleep activiteiten vanuit het activiteitenblok naar het workflow-gebied.

  3. Klik op een activiteit om kenmerken aan te passen:

    • Naam

    • Verantwoordelijke en uitvoerder

    • Moment van invullen van extra velden

  4. Maak verbindingen tussen activiteiten via pijlen.

  5. Geef elke verbinding een logische naam (zoals ‘reactie klant’ of ‘geen reactie’).

5. Voeg Track & Trace toe (optioneel)

  1. Ga naar het tabblad Track & Trace.

  2. Groepeer meerdere activiteiten tot één stap.

  3. Voeg condities toe die bepalen wanneer een stap als afgerond wordt gemarkeerd.

6. Koppel het dossier aan klanten

Bij nieuwe klant:

  • Tijdens het aanmaken van een klant zie je aan de rechterzijde de optie om direct een dossier toe te voegen.

Bij bestaande klant:

  1. Navigeer naar de klantkaart.

  2. Ga naar het tabblad Dossiers.

  3. Klik op Dossier +.

  4. Kies het type dossier en klik op Opslaan.

Veelgestelde vragen

  • Wat is het verschil tussen een activiteit en een dossier?

    • Een dossier bevat meerdere activiteiten die samen een proces vormen. Activiteiten zijn de individuele taken binnen dat proces.

  • Kan ik meerdere workflows aanmaken?

    • Ja, je kunt meerdere dossiertypen instellen voor verschillende processen zoals offertes, mutaties, of klantbeheer.

  • Kan ik statussen aanpassen?

    • Ja, je kunt meerdere statussen instellen naast de standaardstatus ‘open’.

  • Wat gebeurt er als een dossier is afgerond?

    • Het dossier verdwijnt uit het actieve overzicht en alle gekoppelde openstaande activiteiten worden afgesloten.

Technische vereisten / systeeminfo

  • Alleen gebruikers met beheerdersrechten kunnen dossiers instellen of bewerken.

  • Activiteiten kunnen aan specifieke teams of personen worden gekoppeld.

Zoekwoorden / metadata

tags: workflow instellen, dossier aanmaken, klantreis, procesbeheer, stappenplan dossier, CRM workflow, Finly dossier configureren, track & trace, activiteit koppelen, status aanpassen, CRM klantproces, automatische opvolging