Hoe richt ik de agenda en afsprakenmodule in?

Terug naar home

Met de afsprakenmodule in het CRM kun je klanten zelf afspraken laten inplannen via een online widget. Deze widget is te gebruiken op websites, in e-mailhandtekeningen of als directe link. In dit artikel lees je hoe je deze module instelt, personaliseert en koppelt aan agenda’s van medewerkers.

Kernantwoord

Je kunt via de instellingen in het CRM zelf afspraaktypes aanmaken, beschikbaarheid regelen, klantvragen toevoegen en de widget genereren voor gebruik op je website of in e-mails.

Stappen voor het inrichten van de afsprakenmodule

1. Ga naar de agenda-instellingen

1. Log in op finly.nl.

2. Klik links op Instellingen.

3. Scroll naar beneden en klik op Agenda.

2. Maak een nieuw afspraaktype aan

1. Klik op Afspraaktype +.

2. Geef de afspraak een naam (intern en klantvriendelijk).

3. Stel in:

   • Lengte van de afspraak (bijv. 30 of 60 minuten).

   • Tijd tussen afspraken (buffer).

   • Intervallen waarop afspraken ingepland mogen worden (bijv. elke 15 min).

   • Minimaal en maximaal aantal dagen tussen plannen en afspraakdatum.

   • Wel of geen marge rond weekenden.

4. Koppel het afspraaktype aan klanttype: particulier, zakelijk of beide.

5. Bepaal of de klant een specifieke adviseur mag kiezen.

6. Geef aan of rekening moet worden gehouden met reistijd (voor fysieke afspraken).

7. Koppel postcodegebieden of vestigingen aan de adviseurs indien relevant.

8. Klik op Opslaan.

3. Voeg bevestigings- en herinneringsmails toe

1. Selecteer het gewenste berichtsjabloon voor:

   • Afspraakbevestiging.

   • Herinnering (per mail en/of SMS).

   • Annulering (optioneel).

2. Geef eventueel een BCC-adres op voor centrale opslag.

4. Koppel medewerkers en locaties

1. Vink aan welke medewerkers dit afspraaktype mogen uitvoeren.

2. Selecteer de vestigingen of kamers waar de afspraak mag plaatsvinden.

5. Stel roosters in per medewerker

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers.

2. Klik op een medewerker en ga naar Roosters.

3. Voeg een nieuw rooster toe met tijdsblokken per dag.

4. Geef aan of het voor even/oneven weken geldt.

5. Koppel eventueel locaties aan het rooster.

6. Bouw en test de widget

1. Ga naar het afspraaktype.

2. Klik op de preview-link rechtsboven.

3. Test de flow: kies datum, tijd en vul klantgegevens in.

4. Genereer de link of iframe voor op je website, e-mailhandtekening of nieuwsbrief.

7. Voeg klantvragen toe aan de widget (optioneel)

1. Klik rechtsboven in het afspraaktype op Velden.

2. Voeg standaardvelden toe zoals telefoonnummer of geslacht.

3. Voeg eigen vragen toe (dropdown, tekstveld, etc.).

4. Maak velden verplicht indien nodig.

5. Activeer klantherkenning via e-mailadres of geboortedatum om dubbele klantaanmaak te voorkomen.

Veelgestelde vragen

• Hoe voeg ik meerdere afspraaktypes toe aan één widget?
  Vink meerdere afspraaktypes aan. De klant krijgt dan keuzemogelijkheden in één widget.

• Wat als ik afspraken in Outlook beheer?
  Via de Outlook-koppeling synchroniseert Finly de beschikbaarheid automatisch met je externe agenda.

• Kan ik de widget in het Engels tonen?
  Ja, bij het genereren van de widget kun je de taal op Engels zetten.

• Is de widget beveiligd tegen spamafspraken?
  Ja, Finly gebruikt CAPTCHA op de achtergrond om robotafspraken te voorkomen.

Technische vereisten

• De afspraaktypes moeten goed ingericht zijn voordat je een widget genereert.

• Outlook-synchronisatie vereist machtiging per gebruiker.

• Reistijdcalculatie werkt alleen als medewerkers een locatie hebben ingevuld.

• Alleen afspraken gekoppeld aan een formulier kunnen automatisch een dossier of workflow starten.

Zoekwoorden / metadata

tags: agenda instellen, afsprakenplanner, widget maken, online agenda, afspraaktypes, beschikbaarheid, outlook koppeling, afspraak bevestiging, afspraak herinnering, finly agenda, klant kiest adviseur, reistijd, vestiging agenda, postcode selectie, agenda widget website, e-mail afspraaklink, captcha afsprakenmodule, sms herinnering, agenda CRM