Hoe stel ik mijn beschikbaarheid in via agenda en roosters?

Terug naar home

Met de online agenda kun je instellen wanneer je beschikbaar bent voor afspraken. Dit gebeurt via een combinatie van afspraaktypes, roosters en kamers. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je jouw beschikbaarheid instelt.

Je leert in dit artikel:

  • Hoe je rooster en locatie koppelt aan een medewerker

  • Hoe je beschikbaarheid per afspraaktype instelt

  • Hoe je kamer- en vestigingstoegang regelt

Stapsgewijze uitleg

1. Ga naar de agenda-instellingen

  1. Log in op www.finly.nl met je gebruikersnaam en wachtwoord.

  2. Klik in het linkermenu op Instellingen.

  3. Klik op Agenda.

2. Stel een rooster in voor een medewerker

  1. Klik in de instellingen op Medewerkers.

  2. Zoek de medewerker op en klik op diens naam.

  3. Klik op Roosters.

  4. Klik op de groene knop Rooster om een nieuw rooster aan te maken.

  5. Vul in:

    • Naam (bijvoorbeeld “even weken”)

    • Ingangsdatum

    • Einddatum (optioneel)

    • Beschikbaar voor: Kies afspraaktypes, locatie(s), en weekschema (alle, even of oneven weken)

  6. Geef per dag tijdsloten aan waarop de medewerker beschikbaar is.

  7. Klik onderaan op Opslaan.

3. Koppel medewerkers aan afspraaktypes

  1. Ga terug naar Agenda in het instellingenmenu.

  2. Klik op een bestaand afspraaktype of maak een nieuwe aan via Afspraaktype +.

  3. Onder het tabblad Beschikbaarheid:

    • Vink de medewerkers aan die beschikbaar zijn voor dit afspraaktype.

    • Vink ook de vestiging(en) aan waar dit type plaatsvindt.

  4. Klik op Opslaan.

4. Controleer en beheer vestigingen en kamers

  1. In het tabblad Vestigingen klik je op een locatie.

  2. Koppel medewerkers aan deze vestiging.

  3. Klik op Kamers om beschikbare ruimtes te beheren.

  4. Klik op een kamer om tijdsloten toe te voegen of aan te passen.

  5. Vergeet niet op Opslaan te klikken.

Veelgestelde vragen

  • Wat als een medewerker op meerdere locaties werkt?

    • Maak per locatie een apart rooster aan.

  • Waarom kan ik geen afspraak inplannen op bepaalde dagen?

    • Controleer of er tijdsloten zijn ingesteld bij het rooster én bij de kamer.

  • Hoe voorkom ik afspraken op feestdagen?

    • Voeg deze toe via Account vakanties onder de agenda-instellingen.

  • Kan ik afspraken automatisch laten annuleren of overdragen?

    • Ja, dit kan via de opties onder het tabblad Afspraak annuleren en overdragen.

Technische vereisten / systeeminfo

  • Alleen gebruikers met toegang tot Instellingen kunnen roosters en afspraaktypes beheren.

  • Een afspraak kan alleen geboekt worden als medewerker, locatie en kamer tegelijk beschikbaar zijn.

  • Zorg voor correcte postcodesegmenten en vestigingstoewijzingen als je werkt met regio’s.

Zoekwoorden / metadata

tags: beschikbaarheid instellen, agenda instellen, rooster medewerker, Finly agenda, afspraaktypes, spreekkamer reserveren, werkrooster maken, online afspraken plannen, medewerker beschikbaarheid, Finly roosterinstellingen