Hoe gebruik ik de agenda module in het CRM?

Terug naar home

Met de agenda module kunnen klanten zelf online afspraken maken met een adviseur. Als organisatie kun je eenvoudig types afspraken, beschikbaarheid van medewerkers, locaties en herinneringen instellen.

Wat kun je met de agenda module?

De agenda module in het CRM maakt het mogelijk om:

  • Verschillende afspraaktypes te definiëren (bijv. hypotheekadvies, beheergesprek)

  • Roosters en beschikbaarheid per medewerker te beheren

  • Spreekkamers en locaties in te richten

  • Herinneringen per e-mail of sms in te stellen

  • De agenda van collega’s te delen

  • Afspraken te annuleren of over te dragen

Stappen voor het instellen en gebruiken van de agenda module

1. Open de agendainstellingen

  1. Ga naar www.finly.nl en log in met je gebruikersgegevens.

  2. Klik op Instellingen in het keuzemenu.

  3. Kies Agenda.

2. Maak afspraaktypes aan

  1. Klik op Afspraaktype +.

  2. Vul de velden in:

    • Naam (intern gebruik)

    • Externe naam (zichtbaar voor klant)

    • Lengte afspraak in minuten

    • Tijdsbuffer na afspraak

    • Klanttype (particulier, zakelijk of beide)

  3. Stel in wanneer en hoeveel dagen van tevoren klanten een afspraak mogen maken.

  4. Klik op Opslaan.

3. Stel herinneringsmails en SMS in

  1. Kies per afspraaktype of klanten en medewerkers een bevestiging en/of herinnering ontvangen.

  2. Selecteer het juiste e-mailsjabloon.

  3. Stel in hoeveel uur voor de afspraak de herinnering verstuurd wordt.

  4. Herhaal dit voor SMS als je SMS-herinneringen gebruikt.

  5. Klik op Opslaan.

4. Beheer beschikbaarheid per medewerker

  1. Ga naar Instellingen > Medewerkers.

  2. Klik op de gewenste medewerker > Roosters.

  3. Klik op Rooster + om beschikbaarheid in te stellen.

  4. Geef per dag aan welke tijden beschikbaar zijn.

  5. Klik op Opslaan.

5. Koppel locaties en kamers

  1. Ga naar Instellingen > Agenda > Vestigingen.

  2. Selecteer een vestiging en voeg of bewerk kamers.

  3. Stel per dag tijdsloten in waarop kamers beschikbaar zijn.

6. Stel postcodegebieden in (optioneel)

  1. Ga naar Agenda > Postcodes.

  2. Geef per gebied aan welke medewerker in dat gebied beschikbaar is.

7. Deel agenda’s met collega’s (optioneel)

  1. Ga naar Agenda delen.

  2. Selecteer de medewerker wiens agenda gedeeld mag worden.

  3. Vink aan wie deze agenda mag inzien.

8. Plan vakanties en feestdagen in

  1. Ga naar Account vakanties.

  2. Voeg een nieuwe vakantie toe met begin- en einddatum.

  3. Klanten kunnen nu op deze dagen geen afspraak maken.

9. Afspraken beheren

  • Annuleren: Klik op de afspraak en kies voor annuleren. Verstuur de annuleringsmail naar klant en medewerker.

  • Overdragen: Open een afspraak en wijzig de uitvoerende medewerker.

  • Bulk-overdracht: Selecteer meerdere afspraken en kies een andere uitvoerder.

Veelgestelde vragen

  • Kan ik meerdere agenda’s beheren voor verschillende vestigingen?
    Ja, je kunt per vestiging spreekkamers en tijdsloten instellen.

  • Wat gebeurt er als twee medewerkers op dezelfde locatie werken?
    Je koppelt medewerkers en kamers aan afspraaktypes. De agenda houdt hier rekening mee.

  • Kunnen klanten zelf afspraken verzetten?
    Nee, afspraken wijzigen of annuleren gebeurt door de medewerker via de CRM-agenda.

  • Wat als een medewerker parttime werkt?
    Maak verschillende roosters aan per weektype (even/oneven).

Technische vereisten / systeeminfo

  • De agenda module is beschikbaar via de webversie van het CRM (www.finly.nl).

  • Zorg dat e-mailtemplates voor bevestigingen en herinneringen zijn ingericht.

  • Voor SMS-herinneringen is een actieve koppeling nodig met een SMS-provider.

Zoekwoorden / metadata
tags: agenda module, afspraak inplannen, online afspraken, roosters instellen, medewerker beschikbaarheid, afspraaktypes, vestiging agenda, spreekkamers, sms herinnering, afspraak annuleren, CRM afsprakenbeheer, rooster wijzigen, online kalender CRM, agenda delen, klant afspraken finly, digitale agenda instellen