Hoe gebruik ik digitaal ondertekenen in CRM?
Met digitaal ondertekenen kun je snel en rechtsgeldig documenten laten ondertekenen via CRM. Deze functie werkt met de externe service SignRequest. Je kunt ondertekenen starten vanuit een document, formulier of schermdeelsessie. In dit artikel lees je hoe je dat doet.
Samenvatting
Je kunt digitaal ondertekenen starten vanuit documenten, formulieren of tijdens schermdelen. Het ondertekende document komt automatisch in het klantdossier terecht.
Stapsgewijze uitleg
1. Start digitaal ondertekenen vanuit een document
Ga naar de klantkaart in CRM.
Klik op het gewenste PDF-document in het tabblad Documenten.
Klik op Ondertekenen.
Kies:
Direct ondertekenen (tijdens schermdelen of op jouw scherm).
Ondertekenen via e-mail (de klant ontvangt een link).
Selecteer het juiste e-mailadres (moet bij klantgegevens zijn ingevuld).
Klik op Ondertekenen en volg de instructies in SignRequest:
Plaats handtekening.
Klik op Opslaan & invoegen.
Klik op Voltooien.
2. Start digitaal ondertekenen vanuit een formulier
Ga naar de klantkaart en klik op Formulieren.
Selecteer een formulier dat digitaal ondertekend mag worden.
Klik op Direct ondertekenen of kies voor verzending via e-mail.
Selecteer het e-mailadres en bevestig de ondertekening via SignRequest.
3. Start digitaal ondertekenen tijdens een schermdeelsessie
Start een schermdeelsessie met de klant.
Ga naar Bestandsbeheer.
Upload een PDF-bestand via Choose file en klik op Plaatsen.
Klik op het pennetje om het document direct te laten ondertekenen.
Laat de klant via het toetsenbordje de besturing overnemen.
Volg de stappen in SignRequest zoals hierboven beschreven.
4. Vind ondertekende documenten terug
Ga naar de klantkaart.
Open het tabblad Documenten.
Je ziet de ondertekende versie met de toevoeging
signed
.Bekijk ook de logfile voor:
Tijden van ondertekening.
IP-adres.
Gebruikte handtekening.
5. Beheer ondertekenservice en credits
Ga naar Instellingen > Transacties.
Controleer of SignRequest is geselecteerd als ondertekenservice.
Zet het vinkje aan om credits toe te staan.
Vul het aantal credits in dat je wilt inkopen.
Klik op Opslaan — hiermee geef je toestemming tot verrekening.
Veelgestelde vragen
Wat als de klant het document niet ontvangt?
Controleer of het e-mailadres correct is ingevuld bij de klantgegevens.
Wat als ondertekenen niet lukt?
Mogelijk zijn de credits op. Controleer dit bij Instellingen > Transacties.
Waar vind ik de log van het ondertekenproces?
Bij het ondertekende document verschijnt een apart logbestand in de documentenlijst van de klant.
Kan ik ondertekenen ook gebruiken bij formulieren?
Ja, als de formulierinstelling ‘ondertekenen’ is geactiveerd.
Technische vereisten
Alleen PDF-bestanden kunnen ondertekend worden.
Een correct ingevoerd e-mailadres bij de klant is verplicht.
Je moet over voldoende credits beschikken binnen jouw CRM-account.
Ondertekenen werkt alleen met de externe service SignRequest.
Zoekwoorden / metadata
tags: digitaal ondertekenen, elektronische handtekening, SignRequest, CRM ondertekening, documenten tekenen, formulier ondertekenen, schermdelen ondertekenen, ondertekening mislukt, credits op, instellingen SignRequest, ondertekening via e-mail, direct ondertekenen CRM