Hoe stel ik een gedeelde mailbox in voor e-mailberichten?

Terug naar home

Met een gedeelde mailbox kun je e-mails vanuit één centraal e-mailadres (zoals info@bedrijf.nl) verzenden en ontvangen in de CRM-omgeving. Dit artikel legt uit hoe je dit instelt via de berichteninstellingen.

Je leert hoe je:

  • een gedeelde mailbox toevoegt aan de berichteninstellingen

  • e-mails vanuit die mailbox verstuurt

Stapsgewijze uitleg

1. Open de berichteninstellingen

  1. Log in op www.finly.nl.

  2. Klik in het linkermenu op Instellingen.

  3. Selecteer in het rechterpaneel de optie Berichten.

2. Voeg een nieuw berichtsjabloon toe (optioneel)

  1. Klik linksboven op + Berichtsjabloon als je een nieuw sjabloon wilt gebruiken.

  2. Geef een duidelijke naam op (bijvoorbeeld "Gedeelde mailbox - info@bedrijf.nl").

3. Stel het juiste verzendadres in

  1. Vul bij Verstuurde e-mail beantwoorden naar adres het gedeelde e-mailadres in (bijvoorbeeld info@bedrijf.nl).

  2. Dit zorgt ervoor dat antwoorden automatisch binnenkomen in de gedeelde mailbox.

4. Bewerk inhoud en opmaak van het sjabloon

  1. Vul de velden Onderwerp, Inleiding, Inhoud en Afsluiting in zoals gewenst.

  2. Gebruik tags om klantgegevens automatisch in te voegen (zoals [[voornaam]] of [[email]]).

5. Voeg eventueel een bijlage toe

  1. Scroll naar beneden naar het kopje Bijlagen.

  2. Voeg een bestaand document toe of upload een nieuwe via Instellingen > Documenten.

6. Sla het sjabloon op

  1. Klik op Opslaan bovenaan of onderaan het sjabloon.

  2. Je kunt dit sjabloon nu gebruiken voor handmatige of automatische e-mails.

Veelgestelde vragen

  • Wat als ik het gedeelde e-mailadres niet zie in het sjabloon?

    • Zorg dat het e-mailadres handmatig is ingevuld bij "Verstuurde e-mail beantwoorden naar adres".

  • Kan ik meerdere gedeelde mailboxen gebruiken?

    • Ja, je kunt meerdere sjablonen maken, elk met een eigen afzendadres.

  • Worden antwoorden automatisch gekoppeld aan klanten?

    • Ja, mits het e-mailadres van de klant bekend is in het CRM.

  • Kan ik automatische mails versturen vanuit een gedeelde mailbox?

    • Ja, zolang het sjabloon dit adres bevat, werkt dit ook voor geautomatiseerde berichten.

Technische vereisten / systeeminfo

  • Je hebt beheerdersrechten nodig om sjablonen te bewerken.

  • De gedeelde mailbox moet extern beschikbaar zijn (geen lokale mailserver).

  • Het afzendadres moet geldig zijn; controleer de domeininstellingen (SPF, DKIM).

Zoekwoorden / metadata

tags: gedeelde mailbox, e-mailinstellingen, verzendadres instellen, berichten sjabloon, info@bedrijf.nl, automatische mail, CRM e-mail, verzenden namens team, mailconfiguratie