Hoe gebruik ik gespreksopnames en transcripties in het CRM?

Terug naar home

Met gespreksopnames in het CRM kun je klantgesprekken terugluisteren, samenvatten en omzetten in acties. Deze functie is alleen beschikbaar als deze op accountniveau is ingesteld.

Wat kun je bereiken?

Je leert hoe je gespreksopnames kunt terugvinden, hoe je een transcript bekijkt, samenvat of koppelt aan een formulier, en hoe je activiteiten aanmaakt op basis van het gesprek.

Stapsgewijze uitleg

1. Controleer of gespreksopname beschikbaar is voor jouw account

  • Niet elk account heeft deze functie. Vraag je beheerder of gespreksopnames zijn ingeschakeld. 

  • De instelling moet op accountniveau actief zijn, niet per gebruiker.

  • Wanneer aanwezig, dan zie je opnamen bij de klant

2. Open de klantkaart in het CRM

  • Ga naar het klantoverzicht.

  • Klik op een klant om de klantkaart te openen.

  • Ga naar opnamen

  • Start opname 

3. Zoek de gespreksopname

  • Gesprekken kunnen op drie manieren zijn opgenomen:

    • Via schermdelen

    • Via fysieke opname (bijv. op locatie)

    • Via telefonie

  • Als er een opname is, vind je deze terug op de klantkaart bij het onderdeel opname

4. Bekijk of er een transcript beschikbaar is

  • Is er een transcript beschikbaar? Klik erop om het te openen.

  • Je kunt het transcript gebruiken om:

    • Een automatische samenvatting te genereren

    • Activiteiten aan te maken

    • Een eigen prompt te gebruiken voor specifieke inzichten, gebruik hiervoor het open veld bovenaan het transcript

5. Maak activiteiten aan op basis van het transcript

  • Klik op ‘Activiteiten aanmaken’.

  • Je kunt per activiteit kiezen om:

    • Deze te bewaren en toe te voegen aan het dossier

    • Of over te slaan als niet relevant

6. Koppel het transcript aan een formulier (optioneel)

  • Sommige formulieren kunnen direct gekoppeld worden aan een transcript.

  • Als deze koppeling niet beschikbaar is, controleer dan bij je beheerder of deze optie is geactiveerd.

Veelgestelde vragen

  • Kan ik meerdere activiteiten tegelijk aanmaken vanuit één transcript?

    • Ja, je kunt meerdere actiepunten selecteren en tegelijk aanmaken.

  • Kan ik een eigen prompt toevoegen aan een transcript?

    • Ja, je kunt zelf een instructie of vraag invoeren waarop het systeem een antwoord baseert.

  • Waarom kan ik het transcript niet koppelen aan een formulier?

    • Dan is deze koppeling niet beschikbaar op jouw account. Vraag de beheerder of dit geactiveerd kan worden.

Technische vereisten / systeeminfo

  • Gespreksopname moet op accountniveau zijn ingeschakeld

  • Voor transcriptie en prompts is AI-integratie vereist

  • Koppeling met formulieren is afhankelijk van rechten en accountinstellingen

Zoekwoorden / metadata: gespreksopname, transcript, gesprek samenvatten, gesprek registreren, klantgesprek, AI samenvatting, activiteiten aanmaken, formulier koppelen, gesprek audio, gespreksverslag, Finly CRM, opnames CRM, klantcontact opnemen, workflow gesprek