Nieuwe verwachtingen van klanten

Digitale handtekening: wilt u ook persoonlijk papierloos werken?

De primaire processen worden in de financiële dienstverlening steeds meer gedigitaliseerd. Dit geldt voor het gebruik van whatsapp, de inzet van beeldbellen en schermdelen, apps voor data verzamelen, maar ook voor de digitale handtekening.

Dit betekent dat traditionele processen er anders uit komen te zien. Maakt u nog gebruik van een handtekening op papier of verstuurt u de offertes, contracten en andere communicatie volledig digitaal? Wat zijn de voordelen van een digitale handtekening en hoe zit het eigenlijk juridisch wanneer een handtekening digitaal wordt gezet?

Wat zijn de voordelen van een digitale handtekening?

Een handtekening is een essentiële schakel in het hypotheek- of verzekeringsproces. Digitaliseren van een handtekening levert veel voordelen op. Bij een natte handtekening op papier is minder zicht op het proces. Een digitale handtekening (geen scan, maar op een scherm gezette handtekening of akkoordverklaring) kan daarentegen goed gevolgd worden, wat een grotere controle biedt over het proces en alle documenten staan op één locatie. Ook bespaart een digitale handtekening in kosten doordat men het document niet hoeft te printen, per post te verzenden en te scannen. De automatische reminders maken het proces nog goedkoper en er worden minder fouten gemaakt. Op een digitale handtekening kan naar schatting ruim 70 procent op kosten worden bespaard. En het belangrijkste: de klant is toe aan een digitale handtekening.

Keuze om te kiezen voor een digitale handtekening

Steeds meer financiële dienstverleners gaan volledig papierloos werken. De financiële dienstverlener maakt steeds vaker een afweging tussen het risico van de transactie en de bewijskracht die noodzakelijk is. Elke transactie vraagt zijn eigen bewijskracht waarmee rekening gehouden dient te worden.

Een overeenkomst is in beginsel volgens de wet vormvrij, wat inhoudt dat partijen op iedere gewenste manier een overeenkomst kunnen sluiten. Volgens de wet kunnen overeenkomsten digitaal tot stand komen. Een “akkoord vinkje” in een formulier of een e-mail met daarin een akkoord voor aanvaarding is volgens de wet rechtsgeldig. Echter, wanneer er discussie is over de overeenkomst en een partij wil de overeenkomst ontbinden, kan het soms lastig zijn te bewijzen dat de afnemende partij daadwerkelijk een e-mail heeft verstuurd met daarin een akkoordverklaring. Daar gaat het precies om bij de waarheid van het zetten van een “digitale handtekening”. Is er bewijs en hoe hard moet het bewijs zijn voor een bepaald document of vereisten vanuit derden partijen?

Iets over de wet

In Nederland is het sinds 2003 juridisch mogelijk om elektronisch te ondertekenen. Volgens de wet kan een elektronische handtekening (Burgerlijk Wetboek, artikel 15a) worden onderverdeeld in meerdere varianten; van het aannemen van een gewone elektronische handtekening tot de meest uitgebreide variant waarbij de betrouwbaarheid van het proces het uitgangspunt is en sterk identificerende kenmerken nodig zijn (in de meest uitgebreide vorm een gekwalificeerd certificaat).

Alle vormen zijn volgens de wet rechtsgeldig, ze leveren alleen een andere bewijskracht. De betrouwbaarheid van het proces kan bepaald worden door de identificerende kenmerken, de processtappen, hoe sterk de identificerende gegevens verbonden zijn aan het document (kan de cryptografie eenvoudig worden aangepast?), het tijdstip van ondertekening en of aantoonbaar is dat het document duurzaam ondertekend is. Voorbeelden van identificerende kenmerken (verificatiemogelijkheden) zijn een e-mail adres, IP-adres, mobiel nummer en het gebruik van de iDIN login mogelijkheid.

Bewijskracht

Om de bewijskracht zo hoog mogelijk te laten zijn kan men ervoor kiezen meerdere identificerende kenmerken te stapelen. Belangrijk is ook dat de ondertekenaar bewust is (wilsuiting) dat het document wordt ondertekend. Wanneer het tijdstip van het ondertekende document door een onafhankelijke partij is vastgesteld of wanneer er een aparte sleutel gegenereerd wordt, komt dit ook ten goede van de betrouwbaarheid en de bewijskracht. Voor de oplevering van bewijskracht door een onafhankelijke partij, bijvoorbeeld een rechter, is een goede vastlegging van het proces belangrijk. Als dit niet goed is afgedekt is er een risico dat de bewijskracht te laag is. Hoe sterker de identiteit van het document is vastgelegd, hoe sterker de case.

Beheersen van risico’s: hoe veilig en waterdicht is uw proces wanneer het gaat om een digitale handtekening?

De digitale handtekening is net als risicomanagement. Wat is de schade die eruit voort kan vloeien en hoe groot is de kans dat iemand ontkent dat er een verklaring is afgegeven? Een financiële dienstverlener kan het proces voor de digitale handtekening uitbesteden aan een onafhankelijke partij. Het is van belang dat er goed gekeken wordt of de oplossing voldoet aan de mogelijkheden, technische standaardheden en juridische vereisten. Krijgt de ontvangende partij bijvoorbeeld een verslaglegging van het proces (track and trace) met een transactiebewijs en kunnen er identificerende kenmerken gestapeld worden? Verschillende identificatie toepassingen zijn eenvoudig in te regelen in het proces.

Wil je echt persoonlijk papierloos werken?
Met een digitale handtekening wordt veel meer vastgelegd dan bij een natte handtekening en is ook nog eens eenvoudiger in gebruik. Is voor u de handtekening het speciale moment? Neem dan een fles champagne en een tablet mee naar de klant. De voordelen van digitaal ondertekenen blijven overeind.